Planejamento

"O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas a implicações futuras de decisões presentes". Peter Drucker

COMO MAXIMIZAR A PRODUTIVIDADE DE SEUS FUNCIONÁRIOS

ALOQUE SEUS FUNCIONÁRIOS ESTRATEGICAMENTE
Existe uma linha muito tênue entre dar trabalho demais aos seus funcionários e não ocupá-los o suficiente. No entanto, mantenha em mente que a maioria das pessoas tende a utilizar seu tempo de forma mais eficiente
quando estão ocupadas do que quando estão ociosas. Por isso, antes de preencher uma vaga ou acrescentar uma pessoa ao seu quadro de funcionários em tempo integral, confira se os seus funcionários atuais são capazes de realizar o serviço. Outra opção é considerar a possibilidade de contratar um funcionário temporário, para determinar se você realmente precisa de uma pessoa a mais trabalhando em período integral.

MOTIVE OS FUNCIONÁRIOS A DAR OPINIÕES E CORRER RISCOS
Não pense que seus funcionários expressarão suas preocupações espontaneamente. Ao invés disso, busque ativamente comentários, observações e sugestões. Isso envolve muito mais do que simplesmente disponibilizar
uma “caixa de sugestões”. Adote uma política de “portas abertas” para que os seus funcionários possam facilmente falar com você, e tente sempre abordar imediatamente as preocupações levantadas por eles.
Lembre-se de recompensar pessoas que correm riscos, não apenas aquelas que fornecem resultados. Mostre aos funcionários que você valoriza os riscos calculados e entende que erros ocasionais são inevitáveis. Dê liberdade o suficiente para que seus funcionários desenvolvam todo o seu potencial.
 
DÊ O EXEMPLO APROPRIADO
O velho ditado “faça o que eu digo, não faça o que eu faço” também não funciona bem no meio empresarial. Os gestores devem dar o exemplo dos padrões que se espera que os funcionários cumpram, especialmente a pontualidade, aparência, cortesia com os colegas e disposição para trabalhar horas extras quando necessário. Poucas coisas motivarão os funcionários mais do que ver o chefe ajudando nas tarefas corriqueiras num
momento de alta pressão. Por outro lado, não peça a seus funcionários que façam algo que você mesmo não faria.

MOTIVE COM UMA “CENOURA”, NÃO COM UM “PORRETE”
Ao tentar motivar os seus funcionários, a intimidação só ajudará a melhorar a produtividade no começo, pois para a maioria dos funcionários, a tática do medo não é produtiva a longo prazo. Utilize-a apenas em casos especiais, como quando um funcionário está prestes a ser dispensado e precisa começar a mostrar resultados para salvar seu emprego.

ELOGIE FREQUENTEMENTE
Elogie os seus funcionários sempre que eles  merecerem. Não se preocupe, elogiá-los muito não os tornará preguiçosos. A maioria das pessoas respondem bem a elogios, trabalhando com ainda mais afinco. Por outro lado, pessoas que trabalham duro, mas não se sentem reconhecidas, provavelmente diminuirão seus esforços, por concluírem que os gestores “não dão a mínima”.

CRITIQUE COM TATO
Se os seus funcionários estiverem trabalhando de forma insatisfatória, comunique isso a eles, mas faça-o com
cuidado e tato. Em primeiro lugar, nunca critique um funcionário na presença dos colegas de trabalho dele. Em segundo lugar, suavize a crítica, centrando a discussão em desempenho e não na pessoa.

FALE A VERDADE
A produtividade raramente progride em uma atmosfera infestada de boatos e desconfiança. Mantenha seus funcionários informados sobre quaisquer problemas que possam afetá-los (eles vão acabar descobrindo de uma forma ou de outra). Crie grupos de discussão entre gestores e funcionários, nos quais estes tenham a oportunidade de expressar suas próprias preocupações e opiniões quanto aos problemas da empresa.

DIGA “NÃO” COM TATO
Sempre que você for recusar um pedido feito por um funcionário – seja um pedido de aumento, dia de folga ou alguma  mudança nas condições de trabalho –, tome cuidado para que a sua forma de recusar não desagrade o funcionário ainda mais do que o “não” em si. Sempre explique a sua decisão e escolha as palavras de forma a não constranger o funcionário que fez o pedido. Principalmente, se isso for feito em público.

AS RECOMPENSAS PODEM VARIAR
As pessoas desempenham melhor quando seus esforços são recompensados – mas estas recompensas não precisam necessariamente ser financeiras. Dias adicionais de folga, elogios em publicações da empresa ou a oportunidade de expandir as responsabilidades no cargo são apenas três exemplos de recompensas não-financeiras.

LIVRE-SE DAS “LARANJAS PODRES”
Bastam algumas poucas “laranjas podres” para interferir na produtividade e no clima de um departamento inteiro. Por isso, independentemente do quanto eles sejam talentosos, funcionários cujas atitudes e cujos hábitos dão um mau exemplo para os outros devem ser intimados a “entrar na linha ou procurar novos horizontes”.

NÃO “FAÇA VISTA GROSSA” PARA AS TAREFAS DESAGRADÁVEIS
Aceite o fato de que nem todos os projetos agradarão aos seus funcionários. Por isso, quando tiver que atribuir tarefas desagradáveis, prepare seu pessoal com antecedência. Pense, também, na possibilidade de contratar um funcionário temporário para ajudar. Bons funcionários temporários estão geralmente contentes em fazer o trabalho que as suas melhores pessoas não querem.
 
RECONHEÇA OS SINAIS DE UM AMBIENTE DE TRABALHO IMPRODUTIVO
Muitas empresas só percebem que há problemas quando as falhas de produtividade alcançam proporções muito grandes. Para evitar isso, você precisa ficar atento para os sintomas iniciais:
• Alto nível de absenteísmo
• Aumento sensível do número de reclamações feitas por funcionários
• Piora sensível na aparência do escritório
• Aumento de indisciplina
• Interrupção da comunicação entre funcionários e gestores.

CONVOQUE REUNIÕES APENAS QUANDO NECESSÁRIO
Dizem que “o sucesso de uma empresa é inversamente proporcional ao número de reuniões que ela convoca”. Antes de convocar uma reunião formal, determine se ela é realmente necessária. A regra é simples:
convoque uma reunião apenas quando houver questões significativas a serem discutidas. É igualmente importante manter as reuniões breves e objetivas. Ter uma pauta definida ajuda a evitar que as pessoas fujam do tópico a ser discutido. Além disso, estabeleça um limite de tempo para cada reunião.
 
MOSTRE UM INTERESSE SINCERO NAS PESSOAS QUE TRABALHAM PARA VOCÊ
Busque saber o suficiente sobre os seus funcionários, para poder interagir com eles em um nível pessoal. Sem se intrometer muito, pergunte sobre seus hobbies ou qualquer outra coisa de sua vida familiar que possa criar uma “ligação“ adicional entre você e eles. Mostre preocupação e compaixão quando um funcionário ou um membro de sua família estiver passando por uma crise pessoal. Quando você realmente passar a conhecer bem os seus funcionários, você poderá oferecer ajuda ou um dia de folga. Eles apreciarão o seu interesse e preocupação.

ADMITA SEUS ERROS
Quando você cometer um erro, não tente escondê-lo de seus funcionários. Isso apenas os motivará a fazer o mesmo. Lembre-se de que ninguém espera a perfeição – nem mesmo do chefe.

http://www.roberthalf.com.br/aumentando-a-produtividade

SWOT (FOFA)

A palavra Swot é uma sigla em inglês originária das palavras Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) e dá nome a uma matriz que facilita a visualização destas quatro características. Na tradução para o português deu origem a sigla FOFA.

A Análise Swot é utilizada durante a realização do planejamento estratégico para auxiliar na compreensão do cenário em que se encontra a companhia.

Foi elaborada pelo norte-americano Albert Humphrey, durante o desenvolvimento de um projeto de pesquisa na Universidade de Stanford entre as décadas de 1960 e 1970.

Abaixo uma sequência para a realização da Análise Swot.

1 – Divida o cenário empresarial em ambiente e ambiente interno;

2 – Defina o ambiente interno;

3 – Determine o ambiente externo;

4 – Coloque os dados em formato de diagrama;

5 – Analise o cenário encontrado.

As informações levantadas devem ser enquadradas para análise do cenário:

·         Strengths (forças) - vantagens internas da empresa em relação às concorrentes;

·         Weaknesses (fraquezas) - desvantagens internas da empresa em relação às concorrentes;

·         Opportunities (oportunidades) – aspectos externos positivos que podem potenciar a vantagem competitiva da empresa;

·         Threats (ameaças) - aspectos externos negativos que podem por em risco a vantagem competitiva da empresa.

Também pode ser feita uma análise Swot cruzada que consiste em cruzar as informações dos quatro quadrantes:

·         Pontos fortes x Oportunidades => estratégia ofensiva / desenvolvimento das vantagens competitivas.

·         Pontos fortes x Ameaças => estratégia de confronto para modificação do ambiente a favor da empresa.

·         Pontos fracos x Oportunidades => estratégia de reforço para poder aproveitar melhor as oportunidades.

·         Pontos fracos x ameaças => estratégia defensiva com possíveis modificações profundas para proteger a empresa.

Graças à sua simplicidade ela pode ser utilizada para qualquer tipo de análise de cenário, desde a criação de um blog à gestão de uma multinacional e também pode ser aplicada a vida profissional e pessoal na hora de planejar os passos do presente e do futuro.

SIGNIFICADOS. Significado de SWOT. Disponível em:
www.significados.com.br/swot/. Acesso em: 17, março, 2013.

PORTAL ADMINISTRADORES. Saiba como fazer uma Análise SWOT. Disponível em:
www.administradores.com.br/noticias/administracao-e-negocios/saiba-como-fazer-uma-analise-swot/73989/. Acesso em: 17, março, 2013.